Hinweisgebersystem
Die Saldenbestätigung ist ein Nachweis zum Saldos eines Kontos, mit dessen Hilfe Forderungen und Verbindlichkeiten gegenüber den Geschäftspartner auf Richtigkeit geprüft werden. Sie stellt kein Schuldanerkenntnis dar, sondern dient lediglich dem Nachweise. Die an der Saldenbestätigungsaktion, beteiligten Parteien sind i.d.R. Wirtschaftsprüfer, Mandanten (Unternehmen) und deren Geschäftspartner. Bei der Saldenbestätigungsaktion wird nach unterschiedlichen Verfahren differenziert.
Ablauf der Saldenbestätigungsaktion
Zunächst übermittelt der Mandant seine Informationen über Debitoren und Kreditoren an den Wirtschaftsprüfer. Aus diesen Informationen zieht der Wirtschaftsprüfer eine Stichprobe. Diese Auswahl der zu bestätigenden Forderungen und Verbindlichkeiten wird in zwei bzw. drei Arten unterschieden:
- Die bewusste Auswahl durch den WP
- Die Zufallsauswahl durch z.B. mathematisch-statistische Methoden
- Die kombinierte Auswahl (gängige Methode)
Auf Grundlage dieser Stichprobe werden die Bestätigungsanfragen vom Unternehmen ausgearbeitet und an den Wirtschaftsprüfer übermittelt. Nach Übergabe kontrolliert die Prüfungsgesellschaft die Anschreiben auf Richtigkeit in Bezug auf Person und Höhe des ausgewiesenen Saldos. Die Bestätigungsaktion läuft dabei stets unter der Verantwortung und Kontrolle des Wirtschaftsprüfers. Sie umfasst den Versand der Anfragen per Post sowie den Empfang der Antworten. Bei jeder Bestätigungsanfrage wird um eine Rückantwort gebeten.
Das Rückantwortschreiben enthält je nach Verfahren eine Auflistung der offenen Posten oder nur Felder, die der Geschäftspartner ausfüllen soll. Die beantworteten Schreiben werden direkt beim Wirtschaftsprüfer sortiert und bewertet. Alle vorläufigen Ergebnisse sowie zu klärende Abweichungen werden dem Mandanten übermittelt. Schlussendlich werden vom Mandanten alle abschließenden Kommentare und Dokumente die zur Klärung der Differenzen beigetragen haben an den Wirtschaftsprüfer übermittelt.
Die verschiedenen Methoden der Bestätigungsanfragen stellen wir Ihnen als Muster zur Verfügung. Diese Muster zeigen Ihnen wie diese Schreiben formuliert sein können.
Debitoren Einzelposten
Die Anfrage von Debitoren Einzelposten stellen eine Besonderheit unter den Bestätigungsanfragen dar, da es hier lediglich um die Abstimmung einzelner Geschäftsfälle (Rechnungen und Rechnungsbeträge des Schuldners gegenüber dem Mandanten) geht und nicht um die Abstimmung des Gesamt-Schuldsaldos. Darüber hinaus wird die stichtagsbezogene Sicht in diesem Fall außer Acht gelassen.
Saldenbestätigung Debitor (offen)
Die offene Methode der Debitoren Saldenbestätigung fragt nicht danach ob der Saldo “zutrifft” oder “nicht zutrifft”, sondern nach der Übermittlung eines offenen und möglicherweise nicht bekannten Kontostands des Mandanten beim Schuldner zu einem bestimmten Stichtag. Genauer gesagt bezieht sich diese Methode auf konkretisierte Sachverhalte, bei welchen der Forderungssaldo nicht genannt ist. Die offene Methode erlaubt eine wiederholte Anfrage.
Saldenbestätigung Debitor (Saldo genannt)
Bei dieser Bestätigungsmethode wird der Schuldner um die Bestätigung oder aber die Nicht-Bestätigung des genannten Forderungssaldos gebeten. Hier wird vom Adressaten unabhängig vom Bestätigungs-Ergebnis eine Rückantwort erwartet. Man spricht von der „positiven Bestätigungsmethode“. Die Anfrage wird durch Kontoauszüge und weitere Informationen ergänzt, um die Herleitung bzw. Saldobildung zu erklären. Sollte die Rückantwort ausbleiben ist eine wiederholte Anfrage sinnvoll.
- Muster Saldenbestätigung Debitor (Saldo genannt)
- Muster Saldenbestätigung Debitor (Saldo genannt) englisch
Saldenbestätigung Kreditor (offen)
Die offene Bestätigungsanfrage beim Gläubiger bezieht sich auf Sachverhalte, bei denen der Verbindlichkeitssaldo nicht angegeben ist. Es wird nach Informationen zu dem Kontostand der Geschäftsbeziehung zu einem bestimmten Stichtag gefragt. Die offene Methode erlaubt eine wiederholte Anfrage.
Saldenbestätigung Kreditor (Saldo genannt)
Auch bei der Gläubiger-Anfrage wird unabhängig vom Bestätigungsergebnis eine Rückantwort erwartet. Der Kreditor bekommt einen Verbindlichkeitssaldo mitgeteilt. Bei dieser Saldenbestätigungsmethode erwartet der Abschlussprüfer eine Antwort in Form einer Bestätigung des genannten Saldos oder eine aufschlussreiche Erläuterung bei einer Abweichung. Um die Klärung von Differenzen zu vereinfachen wird darum gebeten hilfreiche Unterlagen und Informationen einzureichen. Sollte die Rückantwort ausbleiben ist eine wiederholte Anfrage sinnvoll.
Jan Philip Leisering